Често критикуваме организацията на даден концерт или друго събитие. Понякога наистина има защо, но все пак трябва да се знае, че организацията е много сложна задача. Добрата организация често опира и до по-сериозен бюджет. Качественото озвучаване на концерт например изисква много скъпа професионална техника, както и опитни и много добри озвучители, които да направят така, че да се чува звукът добре навсякъде в мястото на събитието. А това неминуемо опира до финансови средства. Но, разбира се, не всичко е пари и цялостната организация не е зависима изцяло от отделения бюджет. Организирането на събития е свързано до голяма степен и с рекламата и популяризацията им сред хората. Понякога и по-евтини и хитри маркетингови трикове, като т.нар. “Guerrilla marketing” помагат при нисък бюджет.
За да се счита за успешна една организация на събитие, съществена част е хората да научат за съществуването му. В днешно време начините за намиране на информация са много. Каналите за информираност мога да ги разделя на онлайн и офлайн основно. Онлайн каналите биват: блогове, сайтове, социални мрежи, форуми и др. платформи. Под офлайн или иначе казано традиционни канали за информация спадат: плакати, флаери, телевизия и радио, вестници и списания. Не е добре да се набляга само на единия тип информационен канал за разгласяване на дадено събитие. За съжаление това е често срещана грешка все още у нас.
Рекламата е задължителна, за да се увенчаят усилията по организацията с успех. Промотирането на концерт с използването на всички информационни канали е от особено значение за броя на посетителите му – понякога се получава при силна промоутърска дейност на изпълнител, който не е кой знае колко стойностен като музика на живо, а в същото време и цените на билетите са високи, да има много посетители. Важно е да се отбележи, че не всеки човек е достатъчно музикално грамотен (и не е длъжен да бъде), нито музикален като музикант, така че тук рекламата се оказва от решаващо значение в буквален смисъл за много хора при избора им дали да отидат на даден концерт или не, или пък на друг. Освен това като става въпрос за изкуство – нещата опират и до личен вкус и е трудно да се определи стойността на произведението еднозначно. А също така на концерт се ходи и заради самата атмосфера, симпатичен изпълнител/ка, балет, светлинно шоу и тн. Всеки си знае за себе си защо отива, но без силен промоут няма как да бъдат информирани и/или убедени маса от хора, за да посетят събитието. В маркетинговата стратегия е важно да се определи правилно кой е ключовият фактор, който би довел хората на събитието и да се наблегне на него в разгласяването на събитието.
Важно е да се има предвид, че както събитията са различни, така и рекламните техники за промотирането им. По един начин се рекламира спортно събитие, по друг – благотворително, по трети – концерт. За всяко събитие има определен бюджет и рекламната и промоутърската дейност се вместват в него. Това от своя страна налага измислянето на оригинални и не много скъпи маркетингови техники, както и използването на методи от т.нар. „герила” маркетинг. Рекламните техники и стратегии се различават и според вида на целевата аудитория на събитието. В последните години се прави грешката да се определя прекалено тясна целева група. Когато събитието е концерт например, не трябва да се забравя, че има хора, които слушат всякакви жанрове музика, или почти всякакви, и които от своя страна трудно се определят и вписват в дадена целева група. Затова рекламата трябва да бъде насочена към по-голяма аудитория и съответно кампанията да бъде водена чрез използването на всички възможни маркетингови канали.
Маркетингова техника за популяризиране на дадено събитие и придаване на важност е привличането на известни фирми като спонсори. Спонсорите биха помогнали значително за осигуряване на необходимият бюджет за провеждане на качествена цялостна организация на събитието. Местните фирми биха оказали голяма подкрепа както на организацията и разгласяването на събитието, така чрез него и на тях самите като брандове.